企业用工关系中的法律风险防范与管理

作者:樊峥民

企业如何在自身合法的情况下,在劳动争议容易出现的环节合理合法规避对已不利的情况,规避用工风险。

一、依法签订书面劳动合同,办理社会保险,不踩用工“红线”

(一)不订立书面劳动合同的法律风险
《劳动合同法》实施之后,企业不在法定的时间内与劳动者签订劳动合同将会导致巨大法律风险:不少企业至今仍有一个错误认识,认为鉴定劳动合同就是将自己套牢,没有合同就没有劳动关系,这样就可以规避法律规定的种种义务。而实际上,没有书面的劳动合同并不表示没有劳动关系存在,只要劳资双方事实上存在雇佣劳动关系,那么在法律上双方的劳动关系就已经成立。企业向劳动者发放的工资单、厂牌、工作证等材料均可以作为双方之间存在事实劳动合同的证明。
按照《劳动合同法》的规定,企业不与劳动者签订书面劳动合同的,一个月以内法律予以宽容,但超过一个月仍不与劳动者签订书面劳动合同的,从第二个月起企业就要承担向劳动者按月支付两倍工资的法律责任。如果自实际用工之日起超过一年而未与劳动者签订劳动合同的,法律就默认双方之间已签订无固定期限的劳动合同,企业将承担更大的责任。
对于不签订书面劳动合同的劳动者,从规避法律风险的角度上来说,企业应当不予录用;即使录用了,企业也应让劳动者出具不与企业签订书面劳动合同的证明。
企业不交、少交社会保险面临的风险主要是:
1、员工可以随时解除合同,并要求企业支付经济补偿金;
2、工伤风险,在企业未给员工缴纳社会保险金的情况下,一旦出了工伤,少则3-5万,多则50-60万,如果全部由企业“埋单”,恐怕是一笔不小的成本;
3、行政处罚,如果企业不按期交纳社会保险费用,将面临承担行政处罚的风险。
法律依据:
《劳动法》第73条和《社会保险征缴暂行条例》第4条都规定,用人单位和劳动者必须按时足额缴纳社会保险。 在《劳动合同法》施行之后,根据《劳动合同法》38条规定,因用人单位未为劳动者缴纳社会保险的,劳动者可以随时通知用人单位解除合同,并且可以要求经济补偿金,但经济补偿金的补偿年限应自2008.1.1日起计算。《工伤保险条例》第60条规定,用人单位未依法为劳动者缴纳工伤保险的,劳动者发生工伤后,由用人单位按照工伤保险项目向劳动者支付保险待遇。
企业如何合理:
企业应当依法为劳动者缴纳社会保险,为避免在争议发生后的保险费用计算依据,企业应当在不违法当地社会保险缴纳基数的前提下,与劳动者在合同中约定保险费用的缴纳基数,或者直接在合同中约定以当地最低工资标准为劳动者缴纳社会保险。

二、合同履行过程中的风险分析及对策

(一)试用期的运用和试用期解除劳动合同风险规避
《劳动合同法》第十九条对劳动合同的试用期做了明确的规定,对于企业方而言,应注意一下几点:
1、试用期包括在整个劳动合同期限里,不论试用期之后是否订立劳动合同,都不允许企业单独约定试用期;
2、同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。也就是说,具体企业和具体的劳动者之间,无论劳动关系建立或存续期间工作岗位调动还是离开原企业后又重新回来工作的,企业只能约定一次试用期。
3、试用期工资:不得低于本单位相同岗位最低档工资或劳动合同约定工资的80%,并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。
试用期的规定可以说是法律赋予企业方的一种权利,同时也是对于企业方的一种保护。在试用期内解除劳动合同企业承担的风险责任相对而言会比较小,但这并不是说在试用期内企业就可以随意地解除与劳动者签订的劳动合同。
在试用期内解除劳动合同,应注意一下几个问题:
第一,企业解除劳动合同时应向劳动者说明合法的理由;
第二,要制定相应的录用条件且该录用条件应在签订劳动合同前明确的告知劳动者(如在招聘广告中说明、出具书面说明让劳动者签收等);
第三,在试用期间要定期的对劳动者进行考核,对于考核的内容和结果均应有劳动者的签字确认,以便在解除劳动合同时能够证明劳动者不符合企业的录用条件。
(二)合同期内岗位与工作内容约定的注意事项 《劳动合同法》中规定,变更劳动合同中约定的工作岗位应当经劳资双方协商一致,企业不能单方面变更劳动者的工作岗位。为了规避《劳动合同法》的这一规定,很多企业在约定工作岗位时,采取模糊抽象策略,即对劳动者从事的工作岗位不作具体的约定,而只是从一个大范围内进行约定。然而,这种抽象的规定在司法实践中会被认为是岗位约定不明,劳动者的岗位通常按照实际履行原则来确定。这时,企业仍然面临着调岗上的法律困境。 企业正确的做法是:合理的设定岗位职责和岗位管理制度。比如,企业可以划分为研发部、采购部、人事部、工程部、销售部、财务部等几个大部门,然后再在各个部门中设定相应的岗位。这样,在与劳动者签订劳动合同时,可以简单的约定“在某某部门从事某某工作”。
(三)加班管理、加班风险控制 现今大部分的企业尤其是制造类的企业,均存在在不同程度的加班情形。而《劳动合同法》对企业的加班现象也作出了更为严格的规定,比如工作日加班的应支付150%的工资、周末加班而又不能安排补休的应支付200%的工资、法定节假日更是规定了企业应支付300%的工资,这无疑加重了企业的用工成本。 对于必须进行加班的行业,企业在要求劳动者加班时仍应严格按法律程序进行,同时应注意一下问题:
第一,不得安排未成年劳动者、怀孕的女劳动者和哺乳未满12个月婴儿的女劳动者进行正常工作日以外的加班;
第二,进行加班时应当经过企业工会的批准和劳动者的同意;
第三,应当严格按照法律规定支付劳动者报酬。
(四)拖欠加班工资的劳动争议应对
1、企业拖欠劳动者加班工资,面临的法律后果
《劳动合同法》第85条规定,用人单位未按合同约定或国家规定及时足额支付劳动若不是,或者安排加班不支付加班费的,劳动行政部门应当责令限期支付,逾期不支付的,责令用人单位按应付金额的50%——100%的标准向劳动加付赔偿金。
2、企业的应对
(1)明确劳动报酬的组成和支付管理, 劳动报酬涉及劳动合同解除或终止后如何计算经济补偿金的问题。企业在劳动报酬中通常会约定劳动者的基本工资是多少,由两部分组成,即岗位工资和绩效工资。岗位是明确的,绩效却难以确定, 劳动者会以12个月的平均工资,包括基本工资、资金、加班费、津贴和补贴等全部货币收入作为计算依据,而企业往往按照劳动合同中基本工资来计算,差别很大。 因此,企业应当明确约定劳动者的工资标准是多少,特别注意加班费、奖金的审批审核和支付方式。
(2)严格工作时间的管理 劳动部贯彻《国务院关于职工工作时间的规定》的实施办法确定标准工时制度为每日工作8小时,每周40小时。对于因工作性质或生产特点的限制,不能实行标准工时制度的地方企业,可以实行不定时工作制或综合计算工时制,但应当报劳动行政部门审批。
(3)严格休假管理 根据《职工带薪年休假条例》、《企业职工带薪年休假实施办法》,规范企业休假管理。 劳动者连续工作满12个月的,享受带薪年休假5天,不包括依法享受的探亲假、婚丧假、产假等国家规定的假期以及历工伤停工留薪期间。J企业未安排年休假或安排的年休假天数少于应休假天数的,应当按日工资收入的300%支付未休年休假工资报酬。日工资为12个月除加班工资后的日平均工资除以月天数21.75天。 对于企业提出但劳动者因个人原因书面提出不休的,企业可以只支付其正常工作期间的工资收入。
(五)违约金条款
《劳动合同法》第25条规定,除本法第22条用人单位为劳动者专项培训约定服务期和违约金,第23条竞业限制条款规定的违约金条款外,用人单位不得与劳动者约定由劳动者承担违约金。
一是在培训服务期约定中约定违约金。用人单位为劳动者提供专项培训费用,对其进行专业技术培训的,可以与该劳动者订立协议,约定服务期。劳动者违反服务期约定的,应当按照约定向用人单位支付违约金。违约金的数额不得超过用人单位提供的培训费用。用人单位要求劳动者支付的违约金不得超过服务期尚未履行部分所应分摊的培训费用。
二是在竞业限制约定中约定违约金。用人单位与劳动者可以在劳动合同中约定保守用人单位的商业秘密和与知识产权相关的保密事项。对负有保密义务的劳动者,用人单位可以在劳动合同或者保密协议中与劳动者约定竞业限制条款,并约定在解除或者终止劳动合同后,在竞业限制期限内按月给予劳动者经济补偿。
劳动者违反竞业限制约定的,应当按照约定向用人单位支付违约金。竞业限制的人员限于用人单位的高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员。在解除或者终止劳动合同后,以上规定的人员到与本单位生产或者经营同类产品、从事同类业务的有竞争关系的其他用人单位,或者自己开业生产或者经营同类产品、从事同类业务的竞业限制期限,不得超过二年。

三、企业如何合法解除劳动合同 企业解除劳动合同主要有两种情形:

第一,在试用期内解除与劳动者的劳动合同;
第二,企业依据《劳动合同法》第三十九条的规定单方面地解除劳动合同。
试用期内劳动合同的解除本文已论述过,现重点分析企业如何单方面合法地解除劳动合同。 《劳动合同法》第三十九条规定,劳动者“严重违反用人单位的规章制度的”、“ 严重失职,营私舞弊,给用人单位造成重大损害的”、“劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系,对完成本单位的工作任务造成严重影响,或者经用人单位提出,拒不改正的”、“ 被依法追究刑事责任的”、“以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危,使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同致使劳动合同无效的”等情形下,企业均可单方解除其与劳动者的劳动合同。 应当注意的是,企业因以上原因解除其与劳动者的劳动合同是不需要支付劳动者经济补偿金的
那么,什么样的规章制度才具有法律上的约束力?怎么才算是“严重违反”呢?根据最高人民法院“企业依据《劳动法》第四条之规定,通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策性规定,并已向劳动者公示的,可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据”的司法解释,可以看出合法有效的规章制度应当有以下几个条件:
第一,不得违反法律法规及相关的政策性规定,即应当合法;
第二,经民主程序制定,这主要强调的是规章制度的制定应当经过企业工会的集体讨论和表决并获得通过;
第三,应当向劳动者公示。而关于如何才算是“严重违反”、“ 严重失职”,企业也应当在制定规章制度的同时确定相应的划分标准,如用给企业造成的经济损失作为标准,以便于在解除劳动合同时出具相关的证明。因此企业应当注意以下方面:1、牢记并贯彻《劳动合同法》第39条如果劳动者存在39条的情形,用人单位可以解除合同,也无需向劳动者支付经济补偿。其中,对于企业来讲最易于实施而又让劳动者难以抗辩的方式,就是39条第一款第二项“严重违反用人单位的规章制度的”2、严格制订规章制度,为适用39条打下基础。
规章制度是企业进行规范管理的有效手段,如今企业的规章制度从企业单方制定转变为企业与工会、职工大会或职工代表大会双方平等协商确定,因此,1、企业应推动本单位工会的组建。2、企业制定规章制度时,首先应当符合法律规定;其次要履行相应的法定程序,即平等协商+公告(告知)程序;最后,更为重要的是要保留好履行了法定程序的证据,如会议记录、讨论的经过、张贴公告的记录等等,以防止发生纠纷时,企业举证不能风险的发生。3、对于已经存在的规章制度,企业应当按照《劳动合同法》的规定,对本单位的规章制度进行严格地梳理、修改甚至推倒重来。施工单位应根据其具体情况完善分承包制度、班级组管理制度、考勤制度、加班管理制度、辞退工制度等。
用人单位必须改变传统的企业对员工的管理模式,不但要建立完备的考勤制度、考评制度、奖惩制度等,还要将这些制度落实到位。就建立《奖惩制度》而言,它是企业的管理手段之一,如果劳动者“严重违反用人单位的规章制度的”、“ 严重失职,营私舞弊,给用人单位造成重大损害的”,企业管理人员就该以事实为依据,以《奖惩制度》为准绳,把握尺度,严格按照《劳动合同法》赋予的企业权利和程序规定处理所发生的事件,不会在员工向企业“维权”时处处被动。
对于企业规章制度的公示; 《劳动合同法》第4条规定,用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,以职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。) 根据《劳动合同法》的有关规定,劳动者与用人单位建立劳动关系的,如果没有该法第39条规定的情形,并且劳动合同履行期满没有主动提出解除合同或者终止合同,除非用人单位或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同,劳动者不同意续订造成劳动合同终止的,用人单位应当向劳动者经济补偿;但如果用人单位存在违法解除劳动合同的情况,那么根据该法87条规定,用人单位应当按经济补偿金的两倍向劳动者支付赔偿金,但是如果支付了赔偿金将不再支付经济补偿金。

四、正确处理劳动争议,掌握诉讼技巧

劳动争议案件从简单的开除、除名、辞退违纪员工案件发展到内容复杂的解除劳动合同纠纷、劳动报酬、保险福利、经济补偿金、工伤、年休假等,造成这些劳动争议的主要原因是用人单位用工不规范。员工通过法律手段处理劳动争议的成本越来越低:劳动仲裁不收费、劳动诉讼只收10元,且程序规定对员工越来越有利:举证责任一般由企业承担、法律时效也从原规定的60天延长到1年,遇到这类案件施工单位应坚持协商解决为主。
对于与劳动者对簿公堂不可避免的情况下,企业一定要有证据意识。以企业以严重违纪或者严重失职等理由辞退员工为例,一旦纠纷发生,企业必须对职工的严重违纪和严重失职行为举证,因此,保全和收集证据至为重要。企业所要保全和收集的证据,主要是两类:其一是员工所违反的企业规章及劳动纪律的具体条款;其二是员工的违纪行为。通常,可以证明员工违纪行为的证据主要有:一是违纪员工的“检讨书”、“求情书”、“申辩书”、违纪情况说明等;二是有违纪员工本人签字的违纪记录;三是其他员工及知情者的证明;四是有关物证;五是有关书证及视听资料;六是政府有关部门的处理意见、处理记录及证明等;七是工会的证明等等。

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